कभी-कभी आप एक ऐसा पत्र बनाना चाहते हैं जिसे आप बहुत से लोगों को भेज रहे होंगे, लेकिन आप चाहेंगे कि इसके कुछ हिस्से हर एक व्यक्ति के लिए अलग-अलग हों: जैसे कि ग्रीटिंग, नाम, पता आदि। parlance, इसका मतलब है कि आपको एक फॉर्म लेटर बनाना चाहिए, जो वास्तव में करना आसान है।

इससे पहले कि आप फार्म पत्र के साथ शुरू करें, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास उन सभी क्षेत्रों के साथ पहले से ही एक सेटअप है जो आप शामिल करना चाहते हैं। एक डेटाबेस एक्सेल स्प्रेडशीट के रूप में सरल हो सकता है जिसमें पहले नाम, अंतिम नाम, पता आदि के लिए कॉलम हों।

Word Excel, Access और पाठ दस्तावेज़ों से डेटा आयात कर सकता है। यदि आपके पास पहले से डेटाबेस सेटअप नहीं है, तो आप इसे हमेशा Word के अंदर बना सकते हैं, जो मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे करना है।

वर्ड में फॉर्म लेटर बनाएं

शुरू करने के लिए, एक दस्तावेज बनाएं, जिसमें मानक पाठ है जैसे नीचे उदाहरण क्रिसमस पत्र:

नंगे पत्र

ध्यान दें कि इसका कोई अभिवादन, पता आदि कैसे है, क्योंकि उन सभी को बाद में हमारे प्रपत्र पत्र में फ़ील्ड के रूप में जोड़ा जाएगा। पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह मेल टैब पर सेलेक्ट प्राप्तकर्ता पर क्लिक करें:

प्राप्तकर्ता का चयन करें

यह वह जगह है जहां आप उन लोगों को जोड़ते हैं जो पत्र प्राप्त करेंगे या डेटाबेस फ़ाइल से एक सूची आयात करेंगे।

प्राप्तकर्ता ड्रॉपडाउन

यदि आप Word के अंदर सूची बनाना चाहते हैं, तो आप नई सूची पर क्लिक कर सकते हैं। आयात करने के लिए, उपयोग मौजूदा सूची पर क्लिक करें। इस उदाहरण में, हम केवल सूची टाइप करेंगे।

पता सूची

नोट: जब आप अपनी प्राप्तकर्ता सूची को बचाने के लिए जाते हैं, तो Word आपके द्वारा बनाई गई डेटा फ़ाइल को सहेजने के लिए आपकी हार्ड ड्राइव के स्थान के लिए संकेत देगा।

एक बार जब आप अपनी प्राप्तकर्ता सूची को बचा लेते हैं, तो आप देखेंगे कि बहुत सारे चिह्न जो मेलिंग रिबन पर हैं, अब क्लिक करने योग्य हैं।

अपने फ़ॉर्म पत्र में फ़ील्ड जोड़ना शुरू करने के लिए, अपने दस्तावेज़ में एक स्थान पर क्लिक करके इंगित करें कि आप कहाँ फ़ील्ड को रखना चाहते हैं और फिर पता ब्लॉक पर क्लिक करें।

पता ब्लॉक

यह इन्सर्ट एड्रेस ब्लॉक डायलॉग लाएगा।

डिफ़ॉल्ट प्रारूप के साथ जाने के लिए ठीक पर क्लिक करें और आपको कुछ ऐसा मिलना चाहिए जो इस तरह दिखता है:

पता ब्लॉक डाला गया

इसके बाद, अपने टेक्स्ट को एक रेखा से नीचे ले जाने के लिए एड्रेस ब्लॉक के बाद एक एंटर जोड़ें, फिर ग्रीटिंग लाइन आइकन पर क्लिक करें:

ग्रीटिंग लाइन आइकन

यह इन्सर्ट ग्रीटिंग लाइन डायलॉग लाएगा।

शब्द ग्रीटिंग लाइन

एक बार फिर, चलो डिफ़ॉल्ट प्रारूप के साथ चलते हैं और बस ओके बटन पर क्लिक करते हैं।

इसके बाद, इसे हाइलाइट करें जहां यह कहता है , माउस को राइट-क्लिक करें, पैराग्राफ चुनें और फिर उसी स्टाइल के पैराग्राफ के बीच स्पेस न जोड़ें के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।

इससे इसके प्रत्येक भाग के बीच एक रिक्त रेखा होने के बजाय एड्रेस ब्लॉक एक साथ सही तरीके से हैंग हो जाएगा।

स्पेस शब्द न जोड़ें

फिर, रिबन में मेलिंग टैब पर स्थित पूर्वावलोकन परिणाम आइकन पर क्लिक करें।

पूर्वावलोकन परिणाम

एड्रेस ब्लॉक फील्ड इंडिकेटर के बजाय, आपको अब वर्ड डॉक्यूमेंट में सूचीबद्ध वास्तविक कंटेंट को देखना चाहिए।

पहले पूर्वावलोकन

जब आप पूर्वावलोकन कर रहे हों, तो पूर्वावलोकन बंद करने के लिए पूर्वावलोकन परिणाम आइकन पर क्लिक करें। अगला, यह देखने के लिए कि अन्य फ़ील्ड्स को कैसे जोड़ना है, बस अतीत को क्लिक करें अपने दस्तावेज़ में अपनी वर्तमान स्थिति बनाने के लिए, फिर सम्मिलित करें फ़ील्ड फ़ील्ड आइकन पर क्लिक करें।

इंस्टेंट मर्ज फील्ड आइकन

आपको कुछ इस तरह से मिलना चाहिए:

झटपट मैदान

देश या क्षेत्र चुनें, फिर सम्मिलित करें बटन पर क्लिक करें।

मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित किया गया

यह कैसे दिखता है यह देखने के लिए फिर से पूर्वावलोकन परिणाम आइकन पर क्लिक करने का प्रयास करें। यहाँ मेरा उदाहरण नीचे दिया गया है:

देश जोड़ा पूर्वावलोकन

अब जब फ़ॉर्म पत्र सही ढंग से सेटअप हो गया है, तो आप नियम स्थापित करने जैसी अधिक उन्नत चीजें कर सकते हैं। नियम आपको कुछ प्राप्तकर्ताओं के लिए कुछ पाठ दिखाने और दूसरों के लिए इसे छिपाने की अनुमति देंगे। आरंभ करने के लिए, नियम बटन पर क्लिक करें।

नियम

आपको कई विकल्प जैसे कि पूछ, भरण, आदि के साथ एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा।

नियम ड्रॉपडाउन

हमारे उदाहरण के लिए, आइए चुनें कि ... फिर ... और, जो हमें निम्नलिखित संवाद में लाएगा:

मेल मर्ज नियम

फ़ील्ड नाम बदलें: Country_or_ क्षेत्र में, और तुलना फ़ील्ड में USA टाइप करें। अगला, बक्से में कुछ पाठ जोड़ें जहाँ यह कहता है कि इस पाठ को सम्मिलित करें और अन्यथा इस पाठ को डालें।

इस उदाहरण में, यदि प्राप्तकर्ता यूएसए में रहता है, तो उन्हें अपने पत्र में डाला गया पाठ क्रिसमस मिल जाएगा, जबकि बाकी सभी को संदेश सीस ग्रीटिंग्स मिलेगा।

यहां एक बार ओके बटन पर क्लिक करने और फिर प्रीव्यू रिजल्ट बटन पर क्लिक करने पर यह दिखेगा।

मीरा क्रिस्मस संदेश जोड़ें

अगला, पूर्वावलोकन परिणाम अनुभाग पर ध्यान दें:

पूर्वावलोकन परिणाम अनुभाग

यहाँ आप तीर बटन पर क्लिक कर सकते हैं (जब पूर्वावलोकन परिणाम चालू होता है) सभी अक्षरों के माध्यम से स्क्रॉल करने के लिए नंबर के बाईं और दाईं ओर जो भेजे जाएंगे। इस तरह से आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके सभी पत्र मुद्रण या ईमेल करने से ठीक पहले दिखाई देंगे।

नोट: नियमों के तहत मैच फ़ील्ड मेनू विकल्प आपकी प्राप्तकर्ता सूची में शीर्ष लेख के साथ डेटाबेस में फ़ील्ड नामों से मेल खाने के लिए है।

यह देखने के लिए भी आसान है कि आपने अपने दस्तावेज़ में फ़ील्ड कहाँ डाले हैं, हाइलाइट मर्ज फ़ील्ड बटन का उपयोग करें।

फ़ील्ड हाइलाइट करें

यह एक टॉगल है जिसे आप अपने विवेक पर चालू और बंद कर सकते हैं। अंत में, जब आप अपने पत्र से खुश हों, तो फिनिश एंड मर्ज आइकन पर क्लिक करें:

समाप्त करें और मर्ज करें

आपको यह ड्रॉपडाउन मेनू तीन विकल्पों के साथ मिलना चाहिए।

समाप्त और मर्ज ड्रॉपडाउन

अपने सभी पत्रों को एक साथ एक बड़े दस्तावेज़ में मिलाने के लिए व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को संपादित करें चुनें, जिसे आप ईमेल के रूप में प्रिंट करने या भेजने से पहले देख सकते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, वर्ड के साथ फॉर्म लेटर बनाना अब एक बार का काम नहीं है और आप जल्दी और आसानी से दस्तावेज़ बना और भेज सकते हैं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो टिप्पणी करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। का आनंद लें!